Flughafen – Konferenz – Flughafen

Ein Event mit einer hohen Teilnehmerzahl kann man vielerlei gestalten, aber es lohnt sich nur einerlei: gut.

Man denke nur an die Zusammenstellung und Schwierigkeiten der Einhaltung des Programs einer Hochzeit mit 40-50 Personen. Daher ist es kein Wunder, das die erfolgreiche Ausrichtung einer 2-300 Mann Konferenz wahren Sachverstand von allen Seiten erfordert.

Wenn zu manch einer solchen Konferenz viele ausländische Gäste erwartet werden, kommt bei der Vorbereitung des Programms schnell die Frage auf: wie soll man diese von dem Flughafen zu der Konferenz, und nach deren Ende zurück zum Flughafen befördern?

Diese Frage bringt die folgenden anderen mit sich:

• wie soll man die zu verschiedenen Zeitpunkten eintreffenden Gäste einsammeln?
• In welchen Zeitinterwallen und wie große Fahrzeuge soll man ihnen zur Verfügung stellen?
• Wo soll man diese Fahrzeuge parken?
• Wie viele ( Sprachen sprechende) Personen muss man beschäftigen, damit an allen drei Terminalen, zu jeder Tageszeit jemand anwesend ist der die Gäste empfängt?
• Wie wird der ankommende Gast die auf Ihn wartende Person erkennen?
• Wie kann man die wegen den Flugverspätungen zu stande kommenden Komplikationen handhaben?

Der in der Einführung erwähnte Sachverstand ist daher schon von der ersten Minute des zusammengestellten Programmes, der Ankunft der Gäste erforderlich. Hier kann man den Sachverstand nur daran erkennen, das all die oben gelisteten Fragen einzeln beruhigend beantwortet werden können.

Der AirportShuttle-Minibus verfügt über diese Antworten.

Es gibt viele denen unsere Antworten schon bekannt sind und wir können ruhig sagen: sie sind zufrieden "vom Tisch aufgestanden".

Wir absolvieren die Beförderung der Konferenzgäste auf mehreren Wegen, aber natürlich ist die Meinung des Auftraggebers maßgebend, unsere Vorschläge werden danach gerichtet.

Erstens versuchen wir unseren Kunden davon abzuraten, die Gäste am Transitausgang mit einem A4 "Schild" zu erwarten, wo noch 20-30 andere Personen mit solcheinem Schild stehen.

Das Schild, das wir anbieten, und was die Gäste suchen müssen ist 30 cm groß, minimum 1 m breit, wird 24 Stunden rund um, mindestens 240 cm hoch "gehalten" und ist auch noch beleuchtet - es ist an jedem Terminal über dem AirportShuttle-Minibus Pult auffindbar.

Also ist der Treffpunkt eines unserer Pulte ( mit dem ausgeleuchtetem Airportshuttle Schriftzug), es ist genug den Gast über dies zu informieren, wenn er zu uns kommt geben ihm unsere Mitarbeiter alle anderen nötigen Informationen, die mit dem Transfer zusammenhängen, somit ist die Anwesenheit eines Vertreters des Veranstalters überflüßig.

Sofern wir die E-mail Addressen der Teilnehmer im Vorraus bekommen haben, verschicken wir alle mit dem Tranfer zusammenhängenden Informationen an die Gäste, somit geben wir ihnen zu verstehen, dass sie schon am Flughafen in guten Händen sein werden.

Der Transfertyp kann mehrerlei sein:

• Die Gäste werden mit unseren anderen Passagieren mit einer Sammel und Verteil Linie befördert.
• Jeder ankommende Gast bekommt einen eigenen Bus, nur die möglicherweise zusammen ankommenden, zur gleichen Veranstalltung fahrenden Gäste werden in einem Fahrzeug untergebracht.
• Die ankommenden Gäste warten – eine vom Besteller gegebene Zeit- am Terminal, und werden zusammenforttransportiert ( dies kommt größtenteils bei Konferenzen auf dem Land vor).

Der allerwichtigste Punkt dem man bei der Betätigung der Transferdienstleistung für eine Veranstaltung nachkommen muss, ist die genaue Identifikation der Gäste.

Hierfür bitten wir die Veranstalter meisten um eine einfache Passagierliste, die den Namen, die Ankunfts- und Abfahrtszeit, und die Flugzeugnummer des Gastes beinhaltet. So viel ist genug für unser Transfer Organisationssystem – mit anderem Namen BAM-Bus- usere "standard" Gäste und die Teilnehmer einer Veranstaltung auseinander zu halten.

Wieso wir diese "Trennung" für nötig halten?

Die Basis der späteren schnellen und präzisen Abrechnung ist die Kartei des BAM-Bus. Mit der Hilfe dessen wir nach einer Veranstaltung auch in 10 Minuten eine Aufzeichnung erstellen, die die Daten beinhalten die für die Ausstellung einer Rechnung nötig sind.

Diese – die ausgeführten Fahrten anzeigende- List estellen wir dem Besteller immer zur Verfügung, und erstellen die Rechnung nachdem die hierin beinhalteten Daten akzeptiert wurden.

Wenn der Besteller es so wünscht, können wir ihm auch sagen, wann ein bestimmter Gast an unserem Schalter angekommen ist, welcher Mitarbeiter ihn empfangen hat, welcher Bus ihn wann und wohin befördert hat, und wie lange dies gedauert hat.

Die Auszahlung der Transfere kann auch nach Bedürfnissen gerichtet werden.

In einem klassischen Falle bezahlt der Besteller nach der Veranstaltung in einer Summe, aber es kam auch schon vor, dass die ankommenden Gäste ihre Rechnung selbst beglichen, der Veranstalter hat hier nur um die Ausarbeitung eines individuellen und ermäßigten Preises gebeten.

Es kam auch schon vor, dass der Veranstalter die Gäste auf die Transferdienstleistung von AirportShuttle-Minibus hingewiesen hat und ihm eine Provision nach den Buchungen bezahlt wurde.

Die für die Abreise benötigten Informationen werden von uns sowohl mit dem Veranstalter als auch mit den Gästen abgesprochen. Die Abflugzeiten werden von uns ernst genommen, hier ist die Änderung von den von uns empfohlenen Zeitpunkten möglich, aber Risikoreich.

Wir schließen Verträge für einzelne Events aber auch für einen längeren Zeitraum. All unsere Verträge sind individuell, alles beinhaltete ist das Resultat vorheriger Verhandlungen, da es keine identischen Veranstaltungen und Veranstalter gibt. Wir betrachten es als wichtig in den Medienerscheinungen der Veranstaltungen present zu sein, und dies ist immer in unseren Verträgen mit eingeschlossen.

Die gegenseitige Presenz auf den Firmenwebseiten und in den Prospekten über die Veranstaltungen ist die Basis der zusammenarbeit, an Hand dessen arbeiten wir die Konstruktion der Flughafentransfere so aus, das sie allen drei Parteien ( Gast, Veranstalter, AirportShuttle-Minibus) zu gute kommt.

Wir sind stolz darauf, dass wir an solchen, Hundert Personen Konferenzen als Transferdienstleister teilnehmen konnten, wie die im Frühling in Budapest organisierte Duatlon Europameisterschaft, die in Szeged gehaltene EPC Konferenz, die WBO Generalversammlung im August, die Live Arch Konferenz des Matrica Museums in Százhalombatta, die von dem Ungarischen Athletikverband veranstaltete European Athletics Convention, oder die im Balatonfüreder Anna Hotel gehaltene ESF-Cost Research Konferenz, sowie die in Visegrád veranstaltete GDISC und die im November von dem Staatlichem Rechnungshof organisierte Budapester Konferenz für die Stellenleiter der Rechnungshöfe.

Was wir bei solchen Veranstaltungen bieten können:

• Schalter für die Gäste an jedem Terminal ( auch in den Transitbereichen)
• Mehrere Sprachen sprechende Mitarbeiter rund um die Uhr
• Ein Wilkommensschriftzug und das Logo der Veranstaltung am Schalter
• Mit einem GPS- Ortungssystem bewachte, 8-10 Personen Minibusse
• Abfahrt und Ankunft von und in unsere Parkplätze vor dem Haupteingang
• Über alle – im Gesetz vorgeschriebenen – Prüfungen verfügende Fahrer
• 24 Stündiger Dispatcherdienst, wo der Besteller aktuelle Informationen über die anstehende Transfere bekommen kann
• Von Minute zu Minute aktualisierte Namensliste der Passagiere mit der Hilfe von BAM-Bus
• Eine Aufzeichnung der absolvierten Fahrten nach dem Ende der Veranstatung

Wir bieten - oder auch noch mehr – unseren angehenden Kunden an.

Worum wir Sie bitten, ist eine E-mail jetzt und eine Passagierliste 72 Stunden vor dem Anfang der Veranstaltung, den Rest können Sie uns überlassen.

AirportShuttle-Minibusz

www.airportshuttle.hu

info@airportshuttle.hu